主要內容

第四章 製備報告

機構製備環保工作報告的過程，常因資源不同而有所分別。不過，以下一些常見的程序，可作參考：

1. 搜集資料及數據

搜集環境表現的資料數據，是製作優質環保工作報告的重要元素之一。首次製作環保工作報告的機構，可能需要一些重要步驟的提示。這些步驟如下：

• 從機構的重要環境因素著手，並且顧及讀者的期望，草擬內容列表；
• 決定用以衡量每項環境表現的資料數據，並同時決定有關的表現指標及適用的衡量單位；
• 選取負責主要工作範圍的人員，以提供明確的資料數據；及
• 確定搜集資料數據的適當時間表。
  

2. 撰寫報告

撰寫報告時應留意以下幾點：

• 報告的風格應適合主要的目標讀者；及
• 以目標讀者能明瞭的方法表達數據。圖表比文字更能清楚顯示環保表現。以下舉例說明：

圖摘自香港依利安達有限公司「1998年環保工作報告」第7頁

圖摘自香港中電控股「1997環境、健康及安全報告」第26頁

表 摘自國泰航空有限公司「1998/1999年度環保報告」第14頁（譯本）

3. 取得內部認可

草擬完畢後，報告須經內部審核，並且由最高管理層認可。為表明最高管理層的決心，宜由行政總裁或常務董事親自撰寫前言，闡明機構對愛護環境或可持續發展的責任作出承擔。此舉亦表明推動環保事務在機構的整體策略中，至為重要。

4. 經第三者核實

經由第三者獨立核實環保工作報告，可向讀者保證報告的資料真確，增加報告的可靠程度。由第三者核實報告，亦可證明製備報告的系統洽當，並已針對主要的環境影響和風險，使最高管理層感到安心。核實工作一般由負責資料搜集及製備報告以外的合資格外間機構進行，主要工作包括：

• 確認所報告的資料數據準確完備；
• 確定得出資料數據的系統完整洽當；及
• 註明報告如實反映機構的環境表現。

在匯報核實結果時，核實人員亦應就機構可改善之處作出建議，以便在下一次報告時加以改善。核實人員可把這些結果和建議扼要說明，以綱要形式納入環保工作報告內。

5. 制定分發策略

讓目標讀者能輕易取得報告參考，十分重要。擬定分發報告的策略時，可考慮以下途徑：

• 放置於公共圖書館，以供參考；
• 放置於有關業界商會及政府資助團體管理的資源中心；
• 放置於大學的參考圖書館；
• 分發有關的政府部門（如環境保護署、工業貿易署等）；
• 於機構內部傳閱；
• 放置於機構本身的參考圖書館；
• 直接寄給主要目標讀者和相關人士；及
• 放置於機構的顧客服務處及接待處的資料架，供自由取閱。

除印製文本外，機構亦可考慮透過網頁發表報告，以配合世界趨勢。

6. 印發報告

報告付印前，必須先估計分發的總數，以及考慮應採用的紙張。機構應盡可能使用再造紙，並充分考慮紙質及所含再造紙的百分比。

報告印妥後，應選用最合適的方法通知主要目標讀者，以吸引他們注意。

機構可考慮以下方法：

• 發放新聞稿；
• 召開簡報會；
• 印發特別單張；及
• 在機構的網頁重點顯示，以吸引讀者注意。